Conditions d'utilisation

1. Définitions

• Organisme : la structure du groupe (organisme de formation, CFA…) qui dispose d'un espace dans PRIME.
• Utilisateurs : les personnes ayant un compte dans l'espace de l'Organisme (direction, équipe qualité, formateurs, stagiaires, auditeurs invités…).
• Données de l'Organisme : toutes les informations et tous les documents saisis ou déposés dans PRIME par l'Organisme et ses Utilisateurs.

2. Accès à PRIME

L'espace d'un Organisme est ouvert sur invitation de l'Éditeur : il n'existe pas d'inscription publique. La personne qui ouvre l'espace déclare être habilitée à représenter l'Organisme. Elle en devient l'administrateur et invite ensuite les autres Utilisateurs sous sa responsabilité.

3. Ce que fait PRIME, et ce qu'il ne fait pas

PRIME est un outil d'aide à la gestion et au pilotage de la qualité. Les diagnostics, scores de préparation, simulations d'audit, analyses de la veille réglementaire et suggestions de l'assistant ont une valeur indicative. Ils ne constituent ni une certification, ni un avis juridique, ni une garantie de réussite à un audit. Seul un organisme certificateur accrédité peut délivrer ou maintenir la certification Qualiopi.

L'Organisme reste seul responsable de ses documents, de ses obligations légales (Code du travail, RGPD, réglementation de la formation professionnelle) et des décisions qu'il prend à partir de PRIME.

4. Signature électronique

PRIME propose une signature électronique simple au sens de l'article 25 du règlement européen eIDAS (n° 910/2014) : identification du signataire par un lien personnel et un code à usage unique ou par son compte, consentement exprès, scellement du document et conservation d'un dossier de preuve (date, heure, adresse IP, empreinte du document). Il appartient à l'Organisme de vérifier que ce niveau de signature convient aux documents qu'il fait signer ; certains actes peuvent exiger une signature avancée ou qualifiée.

5. Obligations de l'Organisme et des Utilisateurs

• Fournir des informations exactes et les tenir à jour.
• Garder ses identifiants secrets, activer la double authentification lorsqu'elle est demandée, et signaler sans délai tout accès suspect.
• N'utiliser PRIME que pour son activité de formation, dans le respect des lois. Ne pas tenter d'accéder aux données d'autres organismes, de contourner les protections ou de perturber le service.
• Ne déposer que des documents qu'il a le droit d'utiliser, sans contenu illicite ni logiciel malveillant.
• En tant que responsable du traitement, informer les personnes concernées (stagiaires, formateurs, salariés) et respecter le RGPD, conformément à l'accord de traitement des données.

6. Obligations de l'Éditeur

• Fournir le service avec soin et selon les règles de l'art (obligation de moyens).
• Protéger les Données de l'Organisme selon les mesures décrites dans l'accord de traitement des données : hébergement en France, chiffrement, cloisonnement entre organismes, sauvegardes quotidiennes chiffrées et testées.
• Ne jamais consulter le contenu de l'espace de l'Organisme, sauf accès d'assistance ouvert par l'Organisme lui-même, limité dans le temps et tracé.
• Informer l'Organisme des incidents de sécurité qui le concernent, dans les délais prévus par l'accord de traitement des données.

7. Disponibilité et maintenance

L'Éditeur s'efforce de rendre PRIME accessible en permanence, sans pouvoir le garantir. Des interruptions peuvent avoir lieu pour maintenance (de préférence en dehors des heures de bureau) ou en cas d'incident chez l'hébergeur ou sur internet. L'Éditeur informe l'Organisme des interruptions prévues dans la mesure du possible.

8. Propriété et restitution des données

Les Données de l'Organisme lui appartiennent. L'Organisme peut les exporter à tout moment depuis PRIME (exports Excel et PDF, dossier d'audit, documents). Lorsqu'il cesse d'utiliser PRIME, il dispose de 30 jours pour les exporter ; elles sont ensuite supprimées, conformément à l'accord de traitement des données.

9. Propriété intellectuelle

PRIME (logiciel, interface, modèles de documents, textes) reste la propriété de l'Éditeur. L'Organisme reçoit un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de son utilisation de PRIME. Les documents générés par l'Organisme à partir des modèles lui appartiennent.

10. Responsabilité

PRIME étant mis à disposition sans contrepartie financière, l'Éditeur n'est responsable que des dommages directs prouvés résultant d'une faute de sa part. L'Éditeur n'est pas responsable des pertes d'exploitation, des décisions prises par l'Organisme à partir des indications de PRIME, ni des résultats d'un audit ou d'une certification.

11. Suspension et fin d'utilisation

L'Organisme peut cesser d'utiliser PRIME à tout moment. L'Éditeur peut suspendre l'accès d'un Organisme qui quitte le groupe, ou immédiatement en cas d'utilisation frauduleuse ou menaçant la sécurité du service. Les données sont conservées pendant la suspension.

12. Modification des Conditions

L'Éditeur peut faire évoluer les présentes Conditions. Les modifications importantes sont annoncées au moins 30 jours à l'avance ; l'Organisme qui les refuse peut cesser d'utiliser PRIME avant leur entrée en vigueur.

13. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux compétents sont ceux du ressort de Créteil, sauf règle impérative contraire.

Voir aussi : accord de traitement des données, politique de confidentialité, mentions légales.